ご相談の背景
複数の助成プログラムを運営する中で、寄附金・補助金の収支管理が部門ごとに分散。要項に基づく使途制限と 会計処理（使途制限付き/収益認識、振替時期）の整合に懸念があり、監査での指摘が増えていました。
実施した対応
- 会計ポリシー整備：受領時の区分、使途制限の解除タイミング、未使用残高の扱いを明文化。
- ワークフロー統一：申請→採択→支出→報告の各段で、承認者・必要書類・保存場所を標準化。
- 資金トレーサビリティ：プロジェクト別台帳と証憑のひも付け、電子保存の検索要件を実装。
- 定期レビュー：四半期ごとの残高・進捗レビュー会議を設定し、論点メモを蓄積。
結果
監査での指摘事項が前年対比80%減。未使用残高の管理が明確化し、翌期への繰越・返還判断も迅速化。 助成プログラムの説明責任（ステークホルダー向け報告）が強化されました。
ポイント
- 使途制限付き資金は、要項×会計ポリシー×証憑の三点一致で管理。
- 分散実務は標準フローで統一、電子保存は検索性と改ざん防止を両立。
- 定期レビューで“運用のズレ”を早期に補正し、説明可能性を高める。
